Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů 

I. Úvod

  1. Účelem dokumentu Ochrana osobních údajů v e-shopu Organic Wines s.r.o (dále jen zásady) je vysvětlení podmínek pro zpracování osobních údajů, k němuž dochází společností Organic Wines s.r.o., zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze IČO: 05891299, pod C 272561 (dále jen správce). A to provozováním e-shopu ORGANIC WINES umístěného na stránkách www.organic-wines.cz  (dále jen e-shop). Správce určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů v e-shopu. Mimo provozování e-shopu správce provozuje výdejnu a hlavní sklad.
  2. Při provozování e-shopu jsou zpracovávány osobní údaje zákazníka (fyzická nebo právnická osoba.) Osobním údajem je například jméno, příjmení, e-mail, mobilní telefon.
  3.  Osobní údaje subjektu jsou zpracovávány v souladu s těmito zásadami. Zpracováním osobních údajů je činnost prováděná s osobními údaji automatizovaně nebo manuálně, prostředky výpočetní techniky i jinými prostředky (dále jen zpracování).
  4. Zákazník je povinen si tyto zásady pečlivě prostudovat dříve, než provede nákup či rezervaci zboží v e-shopu (nákup a rezervace dále jen transakce). V případě, že zákazník kterémukoliv bodu nebo podmínce dle těchto zásad nerozumí, může se obrátit na správce na kontaktech uvedených níže.
  5. K ochraně poskytnutých osobních údajů přistupuje správce s vysokou pečlivostí. Osobní údaje jsou správcem zpracovávány transparentně a v souladu s příslušnou účinnou právní úpravou.
  6. Správce zásadně shromažďuje jen ty osobní údaje, které skutečně potřebuje ke stanovenému účelu. Správce vše činí tak, aby průběžně hodnotil zpracování, ať již z hlediska náležitého zabezpečení, minimalizace osobních údajů, tak i z hlediska transparentnosti, korektnosti a zákonnosti.  Správce dodržuje zásadu odpovědnosti, integrity, důvěrnosti, přesnosti a omezení uložení.
  7. Správce při provozování e-shopu nezpracovává zvláštní kategorie osobních údajů, jimiž jsou údaje vypovídající o rasovém nebo etnickém původu, politických názorech, členství v odborech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení, zdravotním stavu, sexuálním životě či sexuální orientaci subjektu.
  8. Tyto zásady jsou platné a účinné od 24.05.2018. Správce je oprávněn v případě potřeby zásady změnit, avšak toto nemá dopad na podmínky již odsouhlaseného zpracování. Při užívání e-shopu je subjekt povinen znění zásad pravidelně kontrolovat.

II. Kontaktní údaje správce

Kontaktní údaje správce jsou následující:
tel. číslo: 608 818 059 (volání je zpoplatněno dle ceníku příslušného operátora), email: info@organic-wines.cz

III. Zpracovávané osobní údaje, právní základ, účely a doba zpracování

  1. Nákup zboží
  • Za účelem přijetí objednávky, uzavření a plnění kupní smlouvy se zákazníkem správce zpracovává osobní údaje zákazníka v následujícím rozsahu:
    • jméno, příjmení, telefonní číslo a emailová adresa zákazníka;
    • údaje o objednaném zboží (druh, množství, cena);
    • údaj o zvolené platební metodě;
    • údaj o zvoleném způsobu dodání zboží;
    • fakturační adresa (ulice, číslo popisné, město PSČ);
    • dodací adresa, pokud je zboží zasíláno na adresu určenou zákazníkem a tato adresa se liší od fakturační adresy;
    • údaj o místě, kde si zákazník přeje zboží vyzvednout, pokud zákazník zvolí možnost osobního odběru;
    • údaj o firmě, IČ a DIČ, pokud ho zákazník uvede;
    • případná poznámka k objednávce, pokud ji zákazník uvede;
    • údaj o komunikaci mezi správcem a zákazníkem související s nákupem.
  • Poskytnutí a zpracování těchto osobních údajů je nezbytné pro naplnění výše uvedeného účelu. Zpracování osobních údajů je současně nutné pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy a pro plnění smlouvy uzavřené mezi zákazníkem a správcem, pro plnění ochrany oprávněných zájmů správce z důvodu prokázání souladu při kontrolách ze strany orgánů dozoru a pro obhajobu a výkon práv správce.
  • Údaje uvedené v tomto odstavci III. 1. správce zpracovává po dobu 5 let od uzavření kupní smlouvy. Daňové doklady, které mohou obsahovat osobní údaje, se pak uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
  1. Rezervace zboží
  • Za účelem přijetí a vyřízení rezervace zákazníka správce zpracovává osobní údaje zákazníka v následujícím rozsahu:
    • jméno, příjmení, telefonní číslo a emailová adresa zákazníka;
    • údaje o rezervovaném zboží (druh, množství, cena);
    • případná poznámka k rezervaci, pokud ji zákazník uvede;
    • údaj o komunikaci mezi správcem a zákazníkem související s rezervací.
  • Poskytnutí a zpracování těchto osobních údajů je nezbytné pro naplnění výše uvedeného účelu. Zpracování osobních údajů je současně nutné pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy a pro plnění smlouvy uzavřené mezi zákazníkem a správcem, pro plnění povinností správce vyplývajících z právních předpisů, a rovněž pro ochranu oprávněných zájmů správce z důvodu prokázání souladu při kontrolách ze strany orgánů dozoru a pro obhajobu a výkon práv správce.
  • Údaje uvedené v tomto odstavci III. 2. správce zpracovává po dobu 5 let od vyřízení rezervace.
  1. Reklamace a odstoupení od smlouvy
  • Za účelem vyřízení reklamace zákazníka správce zpracovává osobní údaje zákazníka v následujícím rozsahu:
    • jméno a příjmení zákazníka;
    • kontaktní údaje zákazníka (adresa bydliště, emailová adresa a/nebo telefonní číslo);
    • údaj o reklamovaném zboží, včetně pořizovací ceny zboží a data prodeje zboží;
    • údaj o důvodech reklamace a požadavku zákazníka na způsob vyřízení reklamace;
    • údaj o datu, kdy byla reklamace vyřízena, a o způsobu jejího vyřízení.
  • Pokud zákazník odstoupí od smlouvy uzavřené se správcem, správce za účelem vyřízení souvisejících úkonů zpracovává osobní údaje zákazníka v následujícím rozsahu:
    • jméno a příjmení zákazníka;
    • údaj o zboží, kterého se odstoupení týká, včetně pořizovací ceny zboží a data prodeje zboží;
    • údaj o způsobu vrácení peněz zákazníkovi.

Pokud není odstoupení vyřešeno přímo ve výdejně, správce zpracovává též:

  • adresu bydliště zákazníka;
  • číslo účtu zákazníka;
  • kontaktní údaje zákazníka (e-mail a/nebo telefonní číslo).
  • Poskytnutí a zpracování těchto osobních údajů je nezbytné pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracování osobních údajů je současně nutné pro plnění smlouvy uzavřené mezi zákazníkem a správcem, pro plnění povinností správce vyplývajících z právních předpisů a ochranu spotřebitele, a rovněž pro ochranu oprávněných zájmů správce z důvodu prokázání souladu při kontrolách ze strany orgánů dozoru a pro obhajobu a výkon práv správce.
  • Poskytnutí osobních údajů je tak povinné a v případě neposkytnutí požadovaných údajů nemůže dojít k uplatnění práv zákazníka, která mu vznikla ze smlouvy uzavřené se správcem.
  • Údaje uvedené v tomto odstavci III. 3. správce zpracovává po dobu 5 let od vyřízení reklamace či odstoupení od smlouvy. 

IV. Způsob zpracování, zpracovatelé a příjemci

  1. Osobní údaje budou zpracovávány automatizovaným i manuálním způsobem vlastními zaměstnanci správce nebo osobami v postavení zpracovatelů, které správce zpracováním osobních údajů pověřil a s nimiž uzavřel příslušné smlouvy o zpracování osobních údajů (dále jen zpracovatel). Zpracování bude prováděno rovněž prostředky výpočetní techniky.
  2. Subjekt bere na vědomí, že správce využívá ke splnění daného účelu zpracovatele, kteří mají přístup k nezbytnému rozsahu osobních údajů subjektu pro splnění svého úkolu. Jedná se o zpracovatele zejména z následujících kategorií:
  • osoby provádějící účetnictví, audit, právní služby;
  • osoby poskytující IT služby;
  • osoby zabývající se zpracováním tištěných materiálů;
  • osoby zabývající se vývojem a implementací podnikových systémů;
  • osoby zabývající se vývojem webových a mobilních aplikací;
  • osoby zabývající se on-line komunikací.
  1. Osobní údaje subjektu mohou být poskytnuty též dalším příjemcům, kteří jsou zapojeni do provozu e-shopu. Těmito příjemci jsou zejména osoby zajišťující přepravu zásilek či provozující zákazníkem zvolenou metodu úhrady zboží.
  2. Osobní údaje mohou být rovněž poskytnuty orgánům veřejné moci oprávněným získávat osobní údaje dle příslušných právních předpisů. Zpracování osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro daný účel zpracování.

V. Uplatnění práv, odvolání souhlasu

  1. Veškeré dotazy, poznámky či žádosti týkající se zpracování osobních údajů, a to včetně odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů, může subjekt směřovat na kontakty správce uvedené v čl. II těchto zásad.
  2. Žádost, dotaz, odvolání souhlasu, uplatnění práva, požadavek na přístup či jiný požadavek zákazníka bude po přijetí správcem zpracován bez zbytečného odkladu, v odůvodněných případech nejdéle do 1 měsíce. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další 2 měsíce.
  3. V případě potřeby mohou být při vyřizování požadavků dle tohoto článku V. zásad ze strany správce vyžadovány dodatečné informace pro přiřazení osoby ke konkrétnímu zákazníku. V odůvodněných případech, pro ochranu práv subjektů, může být požadována kontrola/ověření identifikace osoby žadatele.
  4. Orgánem dozoru pro zpracování osobních údajů je Úřad pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní údaje jsou uvedeny na www.uoou.cz. Zákazník je oprávněn podat stížnost k orgánu dozoru.

VI. Podrobné poučení o právech

  1. Právo na přístup
  • Zákazník má právo získat od správce potvrzení, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a pokud ano, má právo požadovat informaci o účelu, kategoriích, zdroji, příjemcích, době zpracování, existenci práva na opravu, výmaz, omezení, námitky a podání stížnosti u dozorového úřadu.
  • Správce má nastavena opatření, aby každému zákazníku poskytl veškeré informace a sdělení o zpracování. Správce informace poskytne elektronicky.
  • Správce neodmítne vyhovět žádosti zákazníka při výkonu práv zákazníka, ledaže nemůže věrohodně zjistit totožnost zákazníka, k němuž se dotčené údaje vztahují.
  • Veškeré informace, sdělení a úkony jsou udělovány bezplatně. Pokud jsou žádosti podané zákazníkem vyhodnocené jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, a zejména pokud se opakují, může správce buď: (A) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací, sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, nebo (B) odmítnout žádosti vyhovět.
  • Pokud má správce důvodné pochybnosti o totožnosti fyzické osoby, která podává žádost, může požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení zákazníka.​​​​​​​
  1. Právo na opravu
  • Zákazník má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se zákazníka týkají.
  • S přihlédnutím k účelům zpracování má zákazník také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.​​​​​​​
  1. Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
  • Zákazník má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se zákazníka týkají, a správce má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:
    • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
    • zákazník odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
    • zákazník vznese námitky proti zpracování (podle níže uvedeného „Práva vznést námitku“) a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;
    • osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
    • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;
  • Výše uvedené se neuplatní, pokud je zpracování nezbytné:
    • pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
    • pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle právních předpisů, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen;
    • pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.​​​​​​​

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​4. Právo vznést námitku

  • Z důvodů týkajících se konkrétní situace zákazníka, má zákazník právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají a které jsou zpracovávány na základě právního důvodu spočívajícím v oprávněném zájmu správce.
  • Pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely obrany proti nárokům zákazníka, vymáhání pohledávek správce, k doložení souladu při provádění kontroly ze strany orgánu dozoru, má zákazník právo vznést kdykoliv námitku. Správce na základě této námitky přezkoumá zpracování a osobní údaje dále nezpracovává, pokud nebudou existovat závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami zákazníka, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.​​​​​​​